Considérations sur le télétravail et les politiques hybrides

Ce modèle peut convenir aux entreprises qui ont une division claire du travail entre les employés qui peuvent accomplir la totalité de leurs responsabilités à distance et ceux qui doivent être strictement sur place.

Une politique de télétravail permet aux entreprises de réduire leurs frais généraux et de diminuer leur parc immobilier en répartissant leur personnel entre les travailleurs indispensables sur place et ceux qui peuvent télétravailler.

Créer un environnement de travail cohérent pour les employés.

Une mise en œuvre et une gestion faciles qui ne nécessitent qu'un suivi minimal des employés.

Offre aux employeurs la possibilité d'embaucher des talents de partout dans le monde.

Une flexibilité réduite pour les employés par rapport aux autres modèles de travail hybrides.

Les employés à distance peuvent se sentir plus isolés que leurs homologues en poste.

Les employés sur site et les travailleurs à distance peuvent ne pas avoir le même accès aux avantages (par exemple, les employés sur site doivent consacrer plus de temps et de ressources à leurs déplacements domicile-travail).

Réduisez ou supprimez les réunions en personne, et faites en sorte que toutes les communications se fassent virtuellement par des moyens tels que le zoom. Cela peut sembler insignifiant, mais un travailleur à distance se sentira vite exclu s'il est le seul à participer par téléconférence à une réunion en personne. Évitez le problème et passez simplement aux réunions zoom pour tous.

Modifier les normes de performance et les méthodes d'évaluation. Les employeurs devraient chercher à mesurer la qualité du travail et le résultat, plutôt que le temps passé sur chaque tâche. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les évaluations des employés et sur la manière de les mettre en œuvre dans le cadre du travail mixte.

Privilégiez une culture de travail forte en créant des liens entre les équipes à distance. Réservez du temps pendant la semaine pour faire des événements de l'équipe virtuelle un événement régulier et recherché. Cela peut être aussi simple que d'inclure des discussions ouvertes (hors vie professionnelle) au début ou à la fin des réunions hebdomadaires !

C'est actuellement le modèle de travail hybride le plus répandu, utilisé par les lieux de travail après la pandémie de COVID-19.

Une politique de bureau occasionnel vise à utiliser l'espace de bureau pour combiner la collaboration en personne et le travail en solo.

Utilisez des directives fermes pour la programmation des heures à distance lorsque vous mettez en œuvre ce modèle. Le fait d'obliger les gestionnaires à choisir des jours et des heures spécifiques où les employés doivent être présents au bureau, plutôt que de les laisser choisir leurs propres jours de présence au bureau, favorise un traitement équitable pour tous les employés et garantit que le bureau reste pleinement opérationnel et performant tout au long de la semaine.

Smaller organizations (<20) are advised to choose days that are mandatory for all employees to be present in the office.

Larger organizations (>20) are advised to have managers decide which days their respective team must be in-office and which days are flexible. To encourage coordination, teams that work together should have at least two days of overlap in office.

Remarque : les politiques souples qui permettent aux employés de choisir leurs propres jours de travail sont possibles, mais elles ont souvent des conséquences négatives. plusieurs inconvénients comme l'isolement social, la réduction de la collaboration/du travail d'équipe, la perte de diversité et les changements ou inégalités dans la dynamique du pouvoir.

Veillez à orienter l'espace de travail de manière à privilégier le travail à distance en termes de communications et de réunions, afin de ne pas exclure les personnes qui travaillent à distance.

Une plus grande flexibilité pour tous les employés qui peuvent choisir leur lieu de travail.

Flexibilité et autonomie pour les employés.

La diminution du nombre d'employés sur le site à un moment donné réduit les frais généraux et l'empreinte carbone !

Il peut être difficile de coordonner et de suivre les jours où les employés travaillent.

Une planification et une communication poussées sont nécessaires pour que les employés restent connectés et productifs.

Comme pour les deux options ci-dessus, il est recommandé aux entreprises qui choisissent de suivre ce modèle de mettre d'abord l'accent sur le travail à distance. En d'autres termes, les entreprises devraient agir comme une entreprise entièrement à distance, avec des employés répartis sur différents fuseaux horaires, et privilégier la communication en ligne. La raison pour laquelle ce point reste si important pour chaque modèle est qu'une forte orientation vers le travail à distance réduira les inégalités qui se développent à partir de politiques de travail hybrides, tout en offrant aux employés la flexibilité de travailler là où ils se sentent le plus productifs. La recherche montre que les travailleurs à distance sont souvent inégaux par rapport à leurs homologues au bureau en termes d'accès aux ressources, de promotions et de sociabilité. L'adoption d'un modèle hybride "remote first" met l'ensemble de l'entreprise sur un pied d'égalité, plutôt que de récompenser les travailleurs en entreprise pour leur présence.

Offre aux employés la plus grande flexibilité par rapport aux autres modèles.

Les employés peuvent choisir de travailler là où ils se sentent le plus à l'aise et le plus productifs.

Par conséquentLa flexibilité et l'autonomie accrues pour les employés contribuent à améliorer le moral, la rétention, à réduire les mauvaises habitudes (absentéisme et présentéisme) et à augmenter la performance globale !

Ce modèle nécessite le plus d'efforts et de ressources pour être mis en œuvre. Un suivi et une coordination accrus des employés sont nécessaires pour mettre en œuvre un modèle à distance aussi étendu.

Les pratiques sur le lieu de travail peuvent devoir être orientées pour englober et s'appliquer à chaque configuration unique de travail hybride.

Il peut être difficile de créer un fort sentiment de communauté et une culture de travail lorsque les employés sont séparés géographiquement et travaillent selon différents modèles de travail hybrides.

Il est fortement recommandé d'inclure une section décrivant un accord de confiance mutuelle entre le télétravailleur et l'entreprise. Le développement de la confiance mutuelle est bénéfique pour les deux parties car il favorise l'engagement des employés et leur satisfaction au travail, tout en réduisant les habitudes négatives telles que l'absentéisme et le présentéisme.

Un autre élément de plus en plus important à inclure dans le code de conduite est l'importance du respect des codes vestimentaires et des normes sociales. Les télétravailleurs travaillent souvent dans le confort de leur propre maison, et il peut être facile d'oublier l'importance du respect des codes vestimentaires. Il est utile d'inclure dans le code de conduite une section décrivant la tenue vestimentaire appropriée qui doit être portée lors des réunions virtuelles, ainsi que les attentes en termes de normes de propreté de l'espace de travail alternatif, et ce avant le début de l'arrangement.

Comprendre le les conséquences négatives du travail à distance et son impact sur les télétravailleurs fait partie intégrante d'une politique efficace de télétravail. Il est extrêmement important de sensibiliser les travailleurs aux inconvénients du télétravail, en particulier aux risques psychologiques qui y sont associés, afin de s'assurer que les télétravailleurs sont conscients des risques qu'ils encourent.

Il est extrêmement important de veiller à ce que la politique de santé et de sécurité au travail soit mise à jour afin d'englober la sécurité psychologique et les facteurs de risque pour soutenir le personnel qui fait du télétravail. Le travail à distance pendant la pandémie a été éprouvant pour la main-d'œuvre canadienne, et l'isolement social a rendu difficile l'accès des employés à des ressources d'aide en matière de santé mentale. Il est également prudent de s'assurer que votre comité de santé et de sécurité au travail ou de santé et de bien-être est équipé pour soutenir les travailleurs à distance ainsi que le personnel sur place.

Fournir une liste de contrôle de sécurité pour le travail à distance liste de contrôle que les employés doivent consulter lorsqu'ils aménagent leur espace de travail alternatif et qu'ils cochent chaque nouvelle condition de travail peut être bénéfique. Les listes de contrôle de sécurité devraient inclure des domaines tels que l'ergonomie du bureau, les facteurs de risque psychologiques, un éclairage adéquat, des niveaux de bruit appropriés, des distractions minimales, l'accès aux règlements et aux politiques de santé et de sécurité au travail ainsi que des ressources en matière de santé mentale.

Les employés doivent soumettre à leurs superviseurs (le cas échéant) des feuilles de temps hebdomadaires ou bihebdomadaires et des rapports sur l'avancement de leurs tâches ou de leur projet.

Les réunions virtuelles hebdomadaires sont fortement recommandées pour rester connecté et engagé avec les travailleurs à distance.

L'utilisation de rapports et de réunions hebdomadaires et mensuels est obligatoire pendant la période d'essai (les 90 premiers jours) afin de déterminer les performances des employés et la viabilité du travail à distance à l'avenir.

Comme pour l'option a, les rapports hebdomadaires et bihebdomadaires sur l'état d'avancement des projets sont essentiels pour suivre et garantir les performances pendant le travail à distance.

Le cas échéant, remplacez les réunions virtuelles hebdomadaires par des réunions en face à face qui se tiennent pendant les jours de bureau désignés afin de renforcer le lien entre les employés et les superviseurs. Il peut également être efficace d'organiser des réunions en face à face toutes les deux semaines ou tous les mois.