Considérations sur le télétravail et les politiques hybrides

Par Kael Tupper, coordonnateur des relations avec la clientèle, Wellness Works Canada

A hybrid work model is one that allows for employees the option of working in physical office locations, remotely, or a combination of the two. Designing a hybrid work policy can be a tedious process requiring many considerations. Bearing that in mind, we have done the research for you and put together important considerations here as a companion to our hybrid work policy template. Read on to learn directional information that can be used to implement and/or update your hybrid telecommuting work policy.

Les principaux éléments à prendre en compte pour votre politique sont l'objectif, la portée, les procédures,

eligibility, equipment, scheduling considerations, code of ethics/conduct, safety, security, leave of absence, compensation, reimbursements, and authorization. All of these are found in the policy template. Here we focus in on a few of the more complicated sections including types of scheduling along with their pros and cons, the code of conduct, safety, and evaluation.

CONSIDÉRATIONS RELATIVES À L'HORAIRE

The true complexity of a hybrid work policy is in the type of telecommuting policy you select. For example, you may have a remote-first model, office occasional, or mixed approach. The important thing to note is that there is no right or wrong way to schedule your hybrid work policy. Every company has a different organizational structure with varying goals and types of labour. The key to making an efficient hybrid work policy is to align your remote scheduling with your company’s workplace culture. In other words, choose a model that supports your vision for the company, but also something that fits with your workforce and their needs. The evidence is simply overwhelming, happy employees almost always equal more productive ones. Listed below are three of the most utilized hybrid work models that are circulating the business world currently. Start by selecting one that works best for your company and make tweaks as necessary.

Note: Wellness Works Canada understands that it can be difficult to reach your employees and determine their needs. For that reason, we offer company audits and surveys to our members to help employers with this piece. If this is something that you are interested in, connect with us for a complimentary consultation.

1. Remote-First Model

Les entreprises qui sont "Remote-First" sont celles qui se classent comme des entreprises entièrement à distance, avec la majorité des employés en télétravail et certains employés travaillant sur place.

• Ce modèle peut convenir aux entreprises qui ont une division claire du travail entre les employés qui peuvent accomplir la totalité de leurs responsabilités à distance et ceux qui doivent être strictement sur place.

• Une politique de télétravail permet aux entreprises de réduire leurs frais généraux et de diminuer leur parc immobilier en répartissant leur personnel entre les travailleurs indispensables sur place et ceux qui peuvent télétravailler.

Pros:

• Créer un environnement de travail cohérent pour les employés.

• Une mise en œuvre et une gestion faciles qui ne nécessitent qu'un suivi minimal des employés.

• Offre aux employeurs la possibilité d'embaucher des talents de partout dans le monde.

Cons:

• Une flexibilité réduite pour les employés par rapport aux autres modèles de travail hybrides.

• Les employés à distance peuvent se sentir plus isolés que leurs homologues en poste.

• Les employés sur site et les travailleurs à distance peuvent ne pas avoir le même accès aux avantages (par exemple, les employés sur site doivent consacrer plus de temps et de ressources à leurs déplacements domicile-travail).

Recommandations pour la mise en œuvre

Remain true to the name with this model and orient the company as being remote first and foremost. One of the biggest challenges that remote workers experience is feeling left out or excluded from their in-office counterparts. It’s important to adopt a mindset within the company that emphasizes equitable access and ensures that there are no advantages or disadvantages occurring due to remote work. Here are a few examples of how you can ensure equal access:

• Réduisez ou supprimez les réunions en personne, et faites en sorte que toutes les communications se fassent virtuellement par des moyens tels que le zoom. Cela peut sembler insignifiant, mais un travailleur à distance se sentira vite exclu s'il est le seul à participer par téléconférence à une réunion en personne. Évitez le problème et passez simplement aux réunions zoom pour tous.

• Modifier les normes de performance et les méthodes d'évaluation. Les employeurs devraient chercher à mesurer la qualité du travail et le résultat, plutôt que le temps passé sur chaque tâche. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les évaluations des employés et sur la manière de les mettre en œuvre dans le cadre du travail mixte.

• Privilégiez une culture de travail forte en créant des liens entre les équipes à distance. Réservez du temps pendant la semaine pour faire des événements de l'équipe virtuelle un événement régulier et recherché. Cela peut être aussi simple que d'inclure des discussions ouvertes (hors vie professionnelle) au début ou à la fin des réunions hebdomadaires !

Examples of this model: Many pharmaceutical companies have a large majority of their staff, such as sales representatives and call centre employees working remotely, while a small portion remain on site to run the equipment and facilities.

2. Office-Occasional

Permet aux employés d'avoir la flexibilité de télétravailler certains jours de la semaine et d'être au bureau les autres jours.

• C'est actuellement le modèle de travail hybride le plus répandu, utilisé par les lieux de travail après la pandémie de COVID-19.

• Une politique de bureau occasionnel vise à utiliser l'espace de bureau pour combiner la collaboration en personne et le travail en solo.

Recommandations pour la mise en œuvre :

• Utilisez des directives fermes pour la programmation des heures à distance lorsque vous mettez en œuvre ce modèle. Le fait d'obliger les gestionnaires à choisir des jours et des heures spécifiques où les employés doivent être présents au bureau, plutôt que de les laisser choisir leurs propres jours de présence au bureau, favorise un traitement équitable pour tous les employés et garantit que le bureau reste pleinement opérationnel et performant tout au long de la semaine.

• Smaller organizations (<20) are advised to choose days that are mandatory for all employees to be present in the office.

• Larger organizations (>20) are advised to have managers decide which days their respective team must be in-office and which days are flexible. To encourage coordination, teams that work together should have at least two days of overlap in office.

• Note: Loose policies that allow for employees to choose their own days in office are possible, but often have several drawbacks such as social isolation, reduced collaboration/team-work, loss of diversity, and shifts or inequalities in power dynamics.

• Veillez à orienter l'espace de travail de manière à privilégier le travail à distance en termes de communications et de réunions, afin de ne pas exclure les personnes qui travaillent à distance.

Pour

• Une plus grande flexibilité pour tous les employés qui peuvent choisir leur lieu de travail.

• Flexibilité et autonomie pour les employés.

• La diminution du nombre d'employés sur le site à un moment donné réduit les frais généraux et l'empreinte carbone !

Cons:

• Il peut être difficile de coordonner et de suivre les jours où les employés travaillent.

• Une planification et une communication poussées sont nécessaires pour que les employés restent connectés et productifs.

3. Mixed (Combination of options a & b)

La plupart des organisations, en particulier celles qui sont plus grandes et situées dans tout le pays, se situent quelque part entre un modèle de télétravail et un modèle de travail occasionnel. En d'autres termes, certains employés seront strictement à distance/au bureau, tandis que d'autres seront des travailleurs mixtes qui font la transition entre les deux.

• Similar to both options listed above, companies choosing to follow this model are recommended to emphasize remote work first. In other words, companies should act like a fully remote company with employees spread out across different time zones and default to online communication. The reason this remains so important for each and every model is because a strong remote-first orientation will reduce inequalities that develop from hybrid work policies, while granting employees the flexibility to work where they feel most productive. Research shows that remote workers are often unequal to their in-office counterparts in terms of access to resources, promotions, and sociability. Taking a remote first hybrid model puts the whole company on a level playing field, rather than rewarding in-office workers for being present.

Pros:

• Offre aux employés la plus grande flexibilité par rapport aux autres modèles.

• Les employés peuvent choisir de travailler là où ils se sentent le plus à l'aise et le plus productifs.

• Consequently, increased flexibility and autonomy for employees helps boost morale, improves retention, reduces bad habits (absenteeism, and presenteeism), and increases overall performance!

Cons:

• Ce modèle nécessite le plus d'efforts et de ressources pour être mis en œuvre. Un suivi et une coordination accrus des employés sont nécessaires pour mettre en œuvre un modèle à distance aussi étendu.

• Les pratiques sur le lieu de travail peuvent devoir être orientées pour englober et s'appliquer à chaque configuration unique de travail hybride.

• Il peut être difficile de créer un fort sentiment de communauté et une culture de travail lorsque les employés sont séparés géographiquement et travaillent selon différents modèles de travail hybrides.

CODE D'ÉTHIQUE/DE CONDUITE :

• Including a section outlining a mutual trust agreement between the telecommuter and company is highly recommended. Developing mutual trust is beneficial to both parties as it fosters increased employee engagement and job satisfaction, while reducing negative habits such as absenteeism and presenteeism.

• Un autre élément de plus en plus important à inclure dans le code de conduite est l'importance du respect des codes vestimentaires et des normes sociales. Les télétravailleurs travaillent souvent dans le confort de leur propre maison, et il peut être facile d'oublier l'importance du respect des codes vestimentaires. Il est utile d'inclure dans le code de conduite une section décrivant la tenue vestimentaire appropriée qui doit être portée lors des réunions virtuelles, ainsi que les attentes en termes de normes de propreté de l'espace de travail alternatif, et ce avant le début de l'arrangement.

SÉCURITÉ

• Understanding the negative consequences of remote work and how it can impact telecommuters is an integral piece to an effective remote work policy. Increasing awareness of the drawbacks that telecommuting can have on workers, specifically on the psychological risks associated is incredibly important to make sure that remote workers are are aware of the risks going into the arrangement.

• Il est extrêmement important de veiller à ce que la politique de santé et de sécurité au travail soit mise à jour afin d'englober la sécurité psychologique et les facteurs de risque pour soutenir le personnel qui fait du télétravail. Le travail à distance pendant la pandémie a été éprouvant pour la main-d'œuvre canadienne, et l'isolement social a rendu difficile l'accès des employés à des ressources d'aide en matière de santé mentale. Il est également prudent de s'assurer que votre comité de santé et de sécurité au travail ou de santé et de bien-être est équipé pour soutenir les travailleurs à distance ainsi que le personnel sur place.

• Providing a remote work safety checklist for employees to go through when setting up their alternate workspace and checking off every new work term can be beneficial. Safety checklists should include areas such as office ergonomics, psychological risk factors, proper lighting, appropriate noise levels, minimal distractions, access to OH&S regulations and policies as well as mental health resources.

ÉVALUATION :

a) Travailleurs à distance uniquement :

• Les employés doivent soumettre à leurs superviseurs (le cas échéant) des feuilles de temps hebdomadaires ou bihebdomadaires et des rapports sur l'avancement de leurs tâches ou de leur projet.

• Les réunions virtuelles hebdomadaires sont fortement recommandées pour rester connecté et engagé avec les travailleurs à distance.

• L'utilisation de rapports et de réunions hebdomadaires et mensuels est obligatoire pendant la période d'essai (les 90 premiers jours) afin de déterminer les performances des employés et la viabilité du travail à distance à l'avenir.

b) Travailleurs occasionnels de bureau/Mixte :

• Comme pour l'option a, les rapports hebdomadaires et bihebdomadaires sur l'état d'avancement des projets sont essentiels pour suivre et garantir les performances pendant le travail à distance.

• Le cas échéant, remplacez les réunions virtuelles hebdomadaires par des réunions en face à face qui se tiennent pendant les jours de bureau désignés afin de renforcer le lien entre les employés et les superviseurs. Il peut également être efficace d'organiser des réunions en face à face toutes les deux semaines ou tous les mois.

An effective hybrid work policy is one that can split employees between working remotely and in office in a manner that fosters both equality and productivity. A hybrid work policy is more complicated than a simple black and white approach and most organizations will fall on a spectrum in terms of the amount and type of remote work that is implemented within their policies. It is recommended that you start with the options listed here, and then tailor them to fit your needs. If you need more support with your hybrid policy connect with us at info@wellnessworkscanada.ca. We are here to help.

Want a copy of the hybrid policy? Non-members can click here to check it out. Members can login and view the member only resources and reach it under the Preparation Tools section.

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