Six Practical Ways to Support Agility in a Hybrid Workplace

Par Hilda Firempong-Sefah et Victoria Grainger, Wellness Works Canada

Le changement est constant, et les lieux de travail s'adaptent et évoluent en permanence. L'un des changements les plus importants est l'adaptation de l'environnement physique de travail. Les employeurs sont de plus en plus amenés à répondre aux besoins des travailleurs dans deux environnements : à distance et sur place. Alors que nous continuons à aider les employés à s'épanouir, aujourd'hui plus que jamais, les ressources permettant de maintenir les liens et la culture sur le lieu de travail contribueront à créer des cultures professionnelles saines et performantes, capables de prospérer malgré les perturbations.

Voici six conseils pratiques pour favoriser une culture saine, prospère et agile.

1. IMPLIQUER ET INSPIRER VOTRE ÉQUIPE DANS LE CHANGEMENT

Le changement peut être accablant lorsque nous avons l'impression de n'avoir aucun contrôle sur lui. Dans la mesure du possible, utilisez la communication bilatérale et donnez aux employés la possibilité de fournir un retour d'information afin qu'ils se sentent impliqués dans le changement. Vous pouvez le faire par le biais de groupes de discussion, de réunions d'équipe, de courriels ou d'enquêtes. En prime, vous recueillerez probablement des idées novatrices pour rendre le changement plus efficace. Vous pouvez inspirer les gens à travers le changement en associant clairement le pourquoi au comment. Si le pourquoi résonne, le comment suivra.

2. OVER COMMUNICATE

In a traditional workplace communication comes easily; information can be communicated face-to-face, and there are many opportunities for in person collaboration and social cohesion. During change, it is more important than ever to be transparent as possible because reduced knowledge sharing among hybrid teams results in lower effectiveness, and lower trust.

• Essayez différentes méthodes de communication, tant synchrones qu'asynchrones, telles que les réunions en ligne, le texte, le téléphone, slack, yammer, Microsoft teams ou autres.

• Utilisez l'intranet de votre organisation, le lecteur google ou d'autres endroits pour des mises à jour en direct afin de vous assurer que les employés savent où aller pour obtenir les dernières informations et donner l'occasion de faire des commentaires.

• Organisez régulièrement des réunions en ligne ou par téléphone avec votre équipe (une ou deux fois par semaine - elles peuvent durer 15 ou 30 minutes). Prévoyez également des réunions en tête-à-tête au moins une fois par mois, si possible en période de changement. Faites en sorte que les réunions restent positives en commençant par une victoire, une réflexion ou un remerciement.

• Veillez à ce que les employés participent aux décisions, qu'ils aient la possibilité de contribuer et qu'ils se sentent partie prenante du changement plutôt que victime du changement.

3. SUPPORT WELL-BEING REMOTELY AND ONSITE

• Développez un mantra qui relie l'objectif, les valeurs, le bien-être et la performance, l'excellence ou la qualité et utilisez-le souvent pour que les employés sachent que leur bien-être est important.

• Offer training to equip employees to be resilient and productive. This can be self led or done as a group.

• Bring in Mental Health First Aid kits are a great addition to the resilience toolbox for those working onsite.

• Encourage online physical activity breaks or on-site fitness facilities also help to reduce health risks (and sedentary tendencies from sitting at a desk for extended periods of time) and help to relieve stress by releasing endorphins. Here’s a quick stretching guide and 15-minute workout that all employees can benefit from. Or, consider making well-being devices like Fitbits available.

• Make mental health a priority; encourage your employees to practice mindfulness and take opportunities to do so during their workday. Check out our Mindfulness Guide here or offer Mental Health First Aid training.

• For more ideas, guidance, and support on getting started or enhancing workplace health and performance strategy check on cost-effective employer memberships here that help you assess, empower, and recognize workplace health and performance strategies.

4. REINVENT TEAM BUILDING

Le team building est un excellent moyen d'instaurer la confiance entre les membres de l'équipe, ainsi que d'apprendre à se connaître en dehors des tâches professionnelles. Le renforcement de l'esprit d'équipe apporte un soutien relationnel et stimule le moral de l'équipe. Les activités de consolidation d'équipe peuvent avoir lieu pendant les réunions d'équipe ou lors d'événements organisés en dehors des heures de travail. Pour accommoder les employés éloignés, tenez compte des fuseaux horaires. Voici quelques suggestions :

• Mettez un peu de fun dans les réunions existantes : demandez aux participants de soumettre des photos de leur réfrigérateur, de leur animal de compagnie ou de leur garage et que chacun devine à qui il appartient.

• Développez un système de codage pour que les gens mettent en place des emojis de leur humeur chaque matin dans Microsoft Office Teams, Yammer, Slack ou tout autre outil en ligne que vous utilisez.

• Essayez de marcher lors de réunions ou d'appels téléphoniques où tout le monde est dehors ou à pied.

• Try participaction.com/en-ca/content/workplace for team walking/activity challenges

  
  

5. MANAGE EXPECTATIONS, BE HONEST AND REALISTIC

It is important that employees still feel supported to be vocal about their ideas, to be innovative and to make mistakes. Since it is not a traditional work environment, it is important to measure productivity by outcome rather than input (McKinsey). Achieving work-life integration is important to the wellness of all employees, and it can be challenging to achieve both on-site and for employees working remotely. According to Wilkson and Jarvis (2011), there is also the possibility that some team members working remotely have the perception or the feeling of guilt of this perceived ‘freedom’ where remote workers feel that they need to ‘prove’ that they are doing their jobs. Creating a culture that is safe to assess priorities, and workload and goals with regular 1-on-1s and check-ins will help with this.

6. IMPLEMENT A RECOGNITION AND REWARD SYSTEM

Research shows that sometimes, remote workers can experience social and professional isolation, feeling “out-of-sight” and “out-of-mind”. According to McKinsey, using a recognition and reward system that acknowledges the work and progress team members have made, makes them feel appreciated and respected, and can support psychological safety. Microsoft Teams and Slack are two platforms that have various apps to help with recognition. For example, Microsoft Teams has Praise, Hi5, and Recognize are just a few. Slack also has Disco, HeyTaco, and Karma. You can also show recognition through team/departmental newsletters at whatever frequency is suitable for your organization or with a more personal touch of an email or a note. Weekly peer shout-outs are another simple way to increase recognition and reward. This investment is worth it, because, as research shows, employee satisfaction is driven by authentic recognition more than a good salary.

Want more support to help employees thrive through disruption? Connect with Victoria anytime.

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